Ihr Tagungshotel – Der beste Ort für eine Firmen-Veranstaltung, Workshops oder ein Seminar

Besondere räumliche Voraussetzungen benötigen Sie, wenn Sie eine Tagung oder eine Konferenz planen müssen. Hier sind vor allem die Raumgröße und -ausstattung zu nennen. Alle nötigen technischen Gerätschaften an einen Ort zu bringen, ist zeitaufwendig und ineffizient. Benötigen Sie also für einen Vortrag, einen Workshop oder eine firmeninterne Fortbildung einen Raum mit entsprechender Ausstattung, kann der Aufwand schnell sehr groß werden.

Wählen Sie aber ein Hotel, das sich auf Seminare oder Tagungen spezialisiert hat, ist für die gängigen Bedürfnisse einer Seminargruppe gesorgt. Präsentationstechnik ist vor Ort und aufgebaut, der Moderationskoffer steht bereit, Flipchart und Whiteboard sind einsatzfähig, Kaltgetränke stehen auf den Tischen und der Kaffee ist gekocht. So startet Ihr Seminar oder Ihre Konferenz ohne Stress und hinterlässt gleich von Beginn an einen professionellen Eindruck. Erfragen Sie deshalb immer vor der Buchung, ob alle von Ihnen benötigten Vorrichtungen vorhanden sind.

Was ist ein Tagungshotel?

Tagungshotels haben sich gänzlich auf die Bedürfnisse und Ausrichtung von Konferenzen, Kongressen oder Seminaren eingestellt. Sie bieten alles rund um die technische Ausstattung, das Rahmenprogramm, die Bewirtung und Beherbergung von vielen Gästen. Ihr Tagungshotel wird typischerweise von Seminarleitern, Firmen oder Vereinen gebucht, die dort eine eintägige Tagung, einen Vortrag oder einen mehrtägigen Kongress beziehungsweise eine Konferenz abhalten wollen.

Ihr Tagungshotel bietet oft weitere Konferenzdienstleistungen an, das bedeutet sie haben einen Tagungsraum mit einer technischen Standardausstattung und verköstigen beispielsweise die Tagungsgäste im angeschlossenen Restaurant. Bei mehrtägigen Kongressen oder Workshops ist eine umfangreichere Verpflegung wichtig. Bei Tagungen können hier die Kosten geringer gehalten werden, indem Sie ein kleineres Paket buchen, das nur Snacks und Getränke oder Kaffee und Kuchen direkt im Tagungsraum beinhaltet.

Der Vorteil eines Tagungshotels als Veranstaltungsort für Vortragsreihen oder Verhandlungen ist, dass kein Equipment herangeschafft oder Servicepersonal geordert werden muss. Das übernimmt Ihr Hotel für Sie und sorgt auch für eine passende Bestuhlung und den Aufbau eines Beamers oder Overheadprojektors. Ob parlamentarische Bestuhlung, Theaterbestuhlung, Bankettbestuhlung, U-Form, T-Form – alles ist möglich.

Wenn Ihre Veranstaltung einen ganzen Tag dauert, umfasst ein Tagungspaket üblicherweise ein Frühstück, eine Kaffeepause am Vormittag, Mittagessen, Nachmittagskaffee und Abendessen oder Konferenzdinner. Bei Buchung eines Pakets ist der Preis für die Unterbringung der Gäste oder für die Verpflegung oft rabattiert, was die Pakete im Vergleich zur Anmietung externer Räume und gesonderter Organisation des Essens sehr attraktiv macht.

Ihr Hotel profitiert doppelt, weswegen sich oft vergleichbar günstige Preise ergeben. Zum einen sind Konferenzteilnehmer gesicherte Gäste für das Hotel, zum anderen speisen sie meist auch dort und haben Halb- oder Vollpension gebucht. Daher ist der Aufpreis für die Tagung meist marginal und dennoch profitieren Sie von der perfekten Organisation durch Ihr Seminarhotel.

Rahmenprogramm im Kongresshotel und Unterbringung der Teilnehmer

Es ist in jedem Fall sinnvoll, das angebotene Rahmenprogramm sowie die Anzahl der verfügbaren Zimmer zum Kongresstermin abzufragen. Auch wenn die Teilnehmer selbst ihre Unterkunft buchen, ist ein Hinweis auf direkt zum Tagungshotel dazugehörige Hotelzimmer unter Umständen sehr praktisch für Ortsunkundige. Manchmal bietet Ihnen Ihr Tagungshotel auch hier Rabattierungen an, wenn Sie eine bestimmte Anzahl von Gästen sicherstellen können.

Je nach Ausrichtung Ihres Seminars oder Ihrer Tagung können Sie für Ihre Gruppe auch teambildende Maßnahmen oder eine geführte Wanderung hinzubuchen. Gängige Programme sind auch Kletterevents, Geocaching, Sommerrodeln, Eislaufen, kleine Workshops zu unterschiedlichsten Themen oder Stadtführungen am Tagungsort. Wir empfehlen Ihnen, das Rahmenprogramm nicht zu vernachlässigen, denn neue Informationen lassen sich besser aufnehmen, wenn Ihre Teilnehmer auch ein wenig Freizeit genießen können. Auch der Austausch mit anderen Teilnehmern der Tagung oder mit Kolleginnen und Kollegen ist essentiell, um ein gutes Arbeitsklima zu schaffen. Nehmen Sie sich daher ein wenig Zeit, sprechen Sie mit Ihrem Tagungshotel und lassen sich ein adäquates Angebot für die Freizeit erstellen.

Viele Ideen für ein passendes Rahmenprogramm liefert Ihnen das Internet, aber auch das gewählte Konferenzhotel. Wichtig sind Vorüberlegungen, ob das Rahmenprogramm im Seminarraum stattfinden soll oder draußen in der Umgebung des Hotels. Hier spielt sicher auch die Jahreszeit eine Rolle. Außerdem muss das Programm für die Gruppengröße und die Zielsetzung der Konferenz passend gewählt sein. Die Kosten für das Programm hängen stark von dessen Umfang und Aufwand ab.

Wie finde ich ein geeignetes Hotel für eine Konferenz oder einen Kongress?

Sie finden geeignete Hotels auf vielerlei Wegen. Zum einen nennen sich die Anbieter unterschiedlich. Ob „Seminarhaus“, „Seminarhotel“, „Tagungshotel“ oder „Konferenzhotel“, alles ist möglich. Sie können Kollegen oder Bekannte in anderen Unternehmen anfragen, von denen Sie wissen, dass sie bereits Tagungen organisiert haben. Auch die lokale Touristeninformation kann oft weiterhelfen.

Erfragen Sie am besten telefonisch die Größe des Seminarraums oder Konferenzraums, oder erkundigen Sie sich auf der Internetseite. Achten Sie darauf, dass genügend Hotelzimmer angeschlossen sind, um die Gäste nötigenfalls alle aufnehmen zu können. Falls dem nicht so ist, sollte es in der näheren Umgebung weiter Hotel oder Übernachtungsmöglichkeiten geben, sodass Ihre Gäste den Seminarort einfach erreichen können.

Prüfen Sie schlussendlich unbedingt ab, dass die Seminarräume oder Tagungsräume eine ausreichende und geeignete Bestuhlung haben und dass das gewünschte Rahmenprogramm auch vor Ort möglich ist.

Kosten für die Tagung in einem Tagungshotel

Tagungshotels verlangen pro Teilnehmer eine Tagungspauschale. Diese enthält neben den Kosten für die Raummiete mit der Standardausstattung an Technik oft auch die Verköstigung der Teilnehmer. Hier ist es abhängig vom Konferenzhotel, welche Leistungen im Preis inbegriffen sind. Als Seminarleiter oder Tagungsleiter sollten Sie bei der Buchung abfragen, ob alkoholfreie Getränke in unbegrenzter Höhe, Gebäck und Kuchen während der Kaffeepausen und gegebenenfalls ein Mittagsbuffet oder Abendbuffet bzw. entsprechendes Menü inklusive sind. Je nachdem, ob die Verpflegung eher hochwertig oder einfach sein soll, ist natürlich auch der Preis höher oder niedriger.

Wenn alle Ihre Teilnehmer oder Gäste im Hotel übernachten und speisen, fallen die zusätzlichen Kosten für die Tagung oft sehr gering aus. Es lohnt sich also, diese Option ins Auge zu fassen, denn so werden Sie insgesamt den günstigsten Preis für Ihre Tagung erzielen.